4 choses que vous ne devez pas oublier avant de partir en vacances

Il faut l’avouer, il ne se passe pas un jour sans que l’on pense aux vacances. Surtout quand celles-ci approchent à grand pas. Rien de plus humain… Au bureau, le travail à abattre semble pourtant infini, et risque même de devoir être reporté. Mais l’éternel histoire de nos entreprises pourraient se résumer en une ligne : « certains projets n’attendent pas ».

En réalité, aucun projet ne devrait attendre. Il en va de même pour vos vacances ! Ne négligez pas ce repos bien mérité qui vous permettra de repartir du bon pied. C’est en pleine forme que vous reprendrez les rennes de vos projets. Le client le percevra très vite et continuera à vous faire confiance, comme au premier jour.

Alors, que faire lorsque la date du grand départ au soleil approche ?

Voici 4 actions utiles pour vous libérer (presque complètement) de vos tâches quotidiennes. Ces règles sont nécessaires afin d’assurer un suivi de qualité pour les clients, et démontrer que les projets avancent, comme il se doit, malgré une période estivale plus légère.

1.    N’oubliez pas vos collègues

C’est sympa de penser à eux, avec vos photos d’océan sur Facebook. Mais entre temps, ils sont là pour éviter que vos projets ne prennent l’eau. Alors, avant de partir, pensez bien à les briefer sur tous les sujets en cours, au cas où vos clients s’impatienteraient.

Si néanmoins, votre client ne souhaite pas attendre votre retour, il faudra nommer une personne back-up à l’intérieur de votre société.

Ce bras droit détient une responsabilité clé pour assurer la continuité du projet. Il doit avoir accès aux dossiers, aux budgets, à l’historique de vos échanges, etc. Prenez donc le temps de lui expliquer les actions en cours, les attentes possibles du client et les innovations prévues. Votre remplaçant du moment devra prendre note, faire le point sur les avancements et rassurer l’interlocuteur.

Ce suivi est crucial et vous remercierez 100 fois votre collègue dès votre retour de congé !

2.    Vos prochains rendez-vous

Les vacances commencent souvent le jour de la réservation du vol ou de l’hôtel, des semaines à l’avance. Cette planification doit absolument réveiller vos sens : plus question de prendre de nouveaux rendez-vous qui pourraient tomber pendant vos congés !

En réalité, cela ne se passe jamais comme ça. Même si on tente de le planifier au maximum …

Si le client souhaite absolument vous voir pendant votre absence, à vous d’être plus malin et d’anticiper sa demande, en le rencontrant avant vos congés. Sinon, rassurez-le par téléphone, toujours avant votre départ, et donnez-lui quelques idées de réflexions, que vous passerez en revue avec lui dès votre retour.

3.    Prévenir vos clients

Après tous les réglages pratiques en interne, rien ne vaut un petit message personnalisé vers vos clients pour leur signaler votre absence, la date de votre retour et le nom de votre éventuel back up.

Si c’est l’ensemble de la société qui ferme, lors des congés de fin d’année, par exemple, cette communication sera fortement appréciée par vos clients et/ou vos fournisseurs.

4. Bien régler votre out of office

Votre out of office est l’ultime action de votre part avant de fermer l’ordinateur et de quitter votre bureau pour quelques jours. Presque jouissive, cette action doit idéalement mettre un terme à toutes vos tâches du moment. Toutes celles liées à votre job, en tout cas !

Pour les plus classiques, on retrouve le message automatique proposé par Outlook. D’autres y ajoutent le nom de la personne back-up ou de leur supérieur direct. Enfin, certains précisent que le message ne sera ni lu, ni transféré vers un tiers.

Tout dépend de l’organisation dans laquelle vous êtes. Parfois, un message plus détendu pourra faire l’affaire :

  • « Je ne pourrai pas lire votre email depuis mon hamac … »
  • « Je nage en ce moment avec les tortues géantes. Saviez-vous qu’aucune connexion internet n’est disponible au fond de l’océan ? »

Tout ceci risque d’en faire baver certains… à vous de voir !

L’essentiel n’est il pas de rester poli et orienté client ? Précisez donc votre date de retour. Cette petite info évitera de grosses frustrations inutiles …

Délivré ?

En tant que professionnels, ces 4 points ne peuvent pas être pris à la légère. Vos projets demandent une attention soutenue tout au long de l’année. Vous méritez néanmoins de vous en détacher, pour quelques jours au moins. En déléguant à vos collègues, vous faites aussi preuve de confiance et vous marquez l’intérêt du travail en équipe.

Profitez de ce moment OFF pour recharger vos batteries, mettre un maximum de soucis de côté, et recentrer vos projets de vie avec vos proches.

À vous la plage ou la montagne, en toute quiétude !

Share on pinterest

Laisser un commentaire

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.