4 dingen om niet te vergeten voordat je met vakantie gaat

Toegegeven, er gaat geen dag voorbij zonder dat we aan de vakantie denken. Vooral als deze met rasse schreden dichterbij komt. Dat is volkomen menselijk… Op kantoor lijkt het echter alsof er geen einde komt aan uw to do-lijst… Bovendien zal uw misschien zelfs een aantal taken moeten uitstellen. Maar in de bedrijfswereld geldt zoals steeds: “sommige projecten wachten niet”.

In werkelijkheid zou geen enkel project moeten wachten. Hetzelfde geldt voor uw vakantie! Verwaarloos deze welverdiende rust niet, want net deze rust zorgt ervoor dat u daarna opnieuw met de volle moed aan de slag kan. Fris als een hoentje neemt u de teugels van uw projecten nadien weer in handen. De klant zal dit al snel merken en blijft net zoveel vertrouwen in u houden als op de eerste dag.

Hoe kan u zich zo goed mogelijk voorbereiden op uw vakantie en uw tijdelijke onbeschikbaarheid?

Hier volgen 4 nuttige tips die u (bijna helemaal) bevrijden van uw dagelijkse taken. Deze regels zijn nodig om een continuïteit voor de klanten te garanderen en aan te tonen dat de projecten volgens planning vooruitgaan, ondanks een wat lichtere zomerse periode.

1. Vergeet uw collega’s niet

Het is leuk dat u aan hen denkt, met uw foto’s aan zee op Facebook. Maar intussen zorgen zij ervoor dat uw projecten niet in het water vallen. Zorg er dus voor dat u hen goed inlicht over de lopende zaken, in geval uw klanten tijdens uw afwezigheid hun hulp zou inroepen.

Indien uw klant echter niet van plan is te wachten tot u terug bent, doet u er goed aan om voor een back-up te zorgen. Deze collega heeft de sleutelverantwoordelijkheid om de continuïteit van uw project te garanderen. Hij of zij dient toegang te krijgen tot dossiers, budgetten, correspondentie, enz. Neem dus de tijd om alle lopende zaken uit te leggen, inclusief de mogelijke verwachtingen van de klant en de verwachte innovaties. Uw vervanger zal moeten notuleren, de vooruitgang uiteen moeten zetten en de gesprekspartner moeten geruststellen.

Deze continuïteit is cruciaal en u zal uw collega eeuwig dankbaar zijn!

2. Uw volgende afspraken

De vakantie begint meestal al weken van tevoren, op de dag dat u de vlucht of het hotel reserveert. Deze planning dient u absoluut wakker te schudden: geen sprake van om nieuwe afspraken te maken die in uw vakantie zouden kunnen vallen!

In werkelijkheid loopt het uiteraard nooit zo. Zelf als u alles optimaal probeert te plannen…

Wanneer de klant u absoluut wil zien tijdens uw vakantie, is het aan u om slim te zijn en op zijn vraag te anticiperen door hem te ontmoeten vóór uw vakantie. Zo niet, stel hem dan – nog altijd vóór uw vertrek – gerust per telefoon en geef hem een paar ideeën om over na te denken die jullie samen kunnen bekijken zodra u terug bent.

3. Uw klanten inlichten

Na alles intern en praktisch geregeld te hebben, is niets zo waardvol als een klein persoonlijk berichtje naar uw klanten toe om uw afwezigheid, de datum dat u weer terug bent en de naam van uw eventuele back-up door te geven.

Wanneer het hele bedrijf sluit (tijdens de feestdagen bijvoorbeeld), zal dit heel erg op prijs gesteld worden door uw klanten en/of uw leveranciers.

4. Zorg dat uw out of office duidelijk is

Uw out of office – het bericht dat u niet op kantoor bent – is uw laatste handeling voordat u uw computer uitzet en het kantoor verlaat. Deze bijna gelukkig makende handeling moet idealiter een einde maken aan al uw taken van dat moment. In ieder geval de taken die met uw werk te maken hebben!

Wie graag een formele boodschap wil instellen, kan gebruikt maken van het automatische bericht dat Outlook aanbiedt. Anderen voegen er de naam van de back-up persoon of die van hun directe leidinggevende aan toe. En tot slot zijn er sommigen die benadrukken dat het bericht niet gelezen of aan anderen doorgestuurd zal worden.

Alles hangt af van de organisatie waarbinnen u werkt. Soms kan een meer ontspannen bericht genoeg zijn:

  • “Ik kan uw bericht niet lezen vanuit mijn hangmat…”
  • “Ik zwem op dit moment met reuzenschildpadden. Wist u dat er op de bodem van de oceaan geen internetverbinding is?”

Dit alles kan sommigen afgunstig maken… aan u de keuze!

Is het belangrijkste niet om beleefd en klantgericht te blijven? Vergeet dus zeker niet de datum vanaf wanneer u weer beschikbaar bent, te vermelden. Dit kleine beetje informatie kan een hoop onnodige frustratie vermijden…

Bevrijd?

Als professional kan moet u hier aandacht aan besteden. Uw projecten vergen het hele jaar door aanhoudende inspanningen. U verdient het echter om uw projecten even los te laten, in ieder geval voor een paar dagen. Door aan uw collega’s te delegeren, geeft u ook blijk van vertrouwen en benadrukt uw het belang van teamwork.

Profiteer van dit OFF-moment om uw batterijen opnieuw op te laden, zoveel mogelijk zorgen aan de kant te zetten en aandacht te geven aan uw levensprojecten met uw naasten.

Op naar het strand of de bergen, in alle rust!

Share on pinterest

Plaats een reactie

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.