Digitaal ondernemen – Vergeet de wettelijk verplichte info niet!

Omdat uw klanten voortdurend online zijn, staat u daar maar beter klaar met een sterke online aanwezigheid! Niet elk bedrijf moet daarom meteen investeren in het oprichten en onderhouden van een eigen webshop. Met een eenvoudige website en facebookprofiel kan u al heel wat voordelen van digitaal ondernemen plukken: een groter publiek aantrekken, hen informeren over de laatste nieuwtjes en promo’s, feedback krijgen van klanten…

Tip. Lees de 10 tips om je online te onderscheiden

Voor alle ondernemingen, vrije beroepen inbegrepen

Met de juiste online inhoud kan dus een groeiende community van fans uitbouwen. Maar vergeet in uw enthousiasme niet dat bedrijfswebsites en facebookpagina’s ook wettelijk verplichte info moeten vermelden. Zelfs wanneer u er niet rechtstreeks producten of diensten verkoopt, moet u rekening houden met de volgende regels:

1. Naam en adres

Als uw onderneming de vorm van een vennootschap heeft, vermeld dan op de website haar maatschappelijke naam, haar juridische vorm (vof, bvba, nv, …) en haar maatschappelijke zetel. Vermeld ook het geografische adres waar u gevestigd bent, als dit verschilt van uw maatschappelijke zetel. Tot slot moet u ook de afkorting ‘RPR’ (rechtspersonenregister) toevoegen, gevolgd door de plaats van de bevoegde rechtbank van koophandel (bijvoorbeeld ‘RPR Gent’).

Handelt u vanuit een eenmanszaak (lees: zonder vennootschap), geef dan uw eigen naam en uw vestigingsadres op.

Tip. Is uw onderneming verhuisd? Laat dit dan aanpassen in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) via een erkend ondernemingsloket.

2. Contactgegevens

Ook het e-mailadres en telefoonnummer van uw bedrijf mogen eigenlijk niet ontbreken op uw website. De wet zegt namelijk dat u alle contactgegevens moet vermelden die een snel contact en een rechtstreekse en effectieve communicatie mogelijk maken.

Tip. Op uw site kan u het e-mailadres weglaten en vervangen door een contactformulier, op voorwaarde dat:

  • Het formulier makkelijk en altijd toegankelijk is, bijvoorbeeld via een link op elke pagina van de website.
  • Het formulier een vrij veld bevat voor extra opmerkingen van de websitebezoeker.
  • Het mogelijk is om bijlagen toe te voegen.
  • De websitebezoeker per e-mail een ontvangstmelding krijgt met de volledige inhoud van het zopas verzonden formulier. Die melding mag automatisch verstuurd worden vanaf een no-reply adres.
  • Wanneer u de websitebezoeker antwoord geeft, moet een gewoon e-mailadres gebruiken. Zo kan het gesprek snel, rechtstreeks en doeltreffend verdergezet worden. Antwoorden met een no-reply adres – de naam zegt het al – is dus geen goed idee.

3. Ondernemingsnummer

Alle facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, akten en andere stukken afkomstig van handels- en ambachtsondernemingen moeten steeds hun ondernemingsnummer vermelden. Ook de website en sociale mediapagina zijn hierop geen uitzondering!

Ter info. Het ondernemingsnummer is de unieke 10-cijferige code, beginnend met 0 of 1, die elke onderneming krijgt bij de inschrijving in de KBO. Het dient ook om de onderneming te identificeren bij de overheid. U moet het daarom gebruiken in alle contacten met administratieve en rechterlijke instellingen, zoals de btw-administratie en de RSZ.

4. Btw-nummer

Als u btw-plichtige activiteiten uitoefent, moet u uw ondernemingsnummer laten activeren als btw-nummer. Bij uw ondernemingsnummer moet u dan steeds de vermelding ‘BTW BE’ toevoegen, gevolgd door het ondernemingsnummer.

Tip. Uw ondernemingsloket kan de btw-identificatie voor u aanvragen.

5. Toezichthoudende autoriteit

Handelsactiviteiten die een vergunning vereisen, verplichten u om de adresgegevens van de bevoegde toezichthoudende autoriteit te vermelden. Denk hier bijvoorbeeld aan bewakings- en beveiligingsondernemingen, kredietverstrekkers, casino’s…

6. Gereglementeerde beroepen

Sommige beroepen en beroepstitels zijn onderworpen aan het hebben van een zeker diploma, een bepaalde opleiding of een bekwaamheidsattest. Denk hier aan advocaten, artsen, architecten, bedrijfsrevisoren, logopedisten, opticiens, psychologen, vastgoedmakelaars, … Beoefenaars van al deze zogenaamde ‘gereglementeerde beroepen’ moeten het volgende vermelden:

  • de beroepsorganisatie of handelsvereniging waarbij de onderneming is ingeschreven;
  • de beroepstitel en de EER-lidstaat waar die is verleend;
  • een verwijzing naar de beroepsregels.

7. Gedragscode

Sommige bedrijven onderschrijven vrijwillig een gedragscode. Het gaat dan om zelfregulering vanuit de sector en niet om voorschriften die van de wetgever afkomstig zijn. Als uw onderneming zo’n gedragscode heeft ondertekend, dan moet u een link plaatsen waarop websitebezoekers die regels kunnen nalezen. Vermeld hierbij ook in welke taal of talen de gedragscode beschikbaar is.

Specifiek: voor ondernemingen die online verkopen

Is uw website of facebookpagina méér dan een uithangbord en verkoopt u er ook goederen en/of diensten? Houd dan rekening met de wetgeving inzake verkoop op afstand. Die verplicht u om extra info mee te geven aan het online publiek: de totaalprijs inclusief alle kosten, de belangrijkste kenmerken en voorwaarden, de betalings- en leveringswijze, enzovoort.

Tip. Maak met behulp van een jurist algemene voorwaarden op voor uw webshop. Zo bent u zeker dat u in regel bent met alle wettelijke vermeldingen.

Waar moet ik mijn algemene voorwaarden plaatsen?

Het hebben van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel aangeraden! Zeker als uw onderneming online verkoopt, zijn ze het beste middel om in orde te zijn met de wettelijk verplichte vermeldingen. Maak deze voorwaarden vlot toegankelijk vanop uw website, laat ze door de klant aanvaarden tijdens het bestelproces, en stuur ze nadien nog eens mee in de orderbevestiging naar de klant.

En ook als uw website enkel dient om contactaanvragen te generen, of om bezoekers naar uw fysieke winkel te leiden, is het een slim idee om uw algemene voorwaarden minstens op de contactpagina te plaatsen.

Tip. Hoe toegankelijker uw voorwaarden zijn, hoe aannemelijker u kan maken dat de klant er vooraf kennis van genomen heeft.

Share on pinterest

Reacties

Toon reacties

Plaats een reactie

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.