Een goede factuur, een goed begin!

Voor een ondernemer is “de factuur” één van de belangrijkste documenten. Zonder de factuur genereert de ondernemer immers geen inkomsten. Hoewel de factuur in principe een relatief eenvoudig document is, wordt de startende ondernemer die zijn eerste factuur moet opstellen, toch geconfronteerd met heel wat vragen: wat moet er allemaal op mijn factuur vermeld staan? Welk nummer moet ik mijn factuur geven?… In deze blog gaan we even dieper in op de inhoud van uw factuur. Neem uw factuur even bij de hand en dan overlopen we deze samen.

Eerst en vooral vermeld je je eigen gegevens. Die zijn voor iedere klant gelijk. Dit zijn m.a.w. de standaardvermeldingen.

factuur

Ook de gegevens eigen aan de factuur zelf mogen niet ontbreken, dit zijn:

  • Een factuurnummer, d.i. een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de facturen op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze worden ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen van de leverancier of de dienstverrichter.
  • De factuurdatum, zijnde de datum waarop de factuur wordt uitgereikt.

De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. In een voorbeeld uitgedrukt, is dit: indien de prestatie plaats vindt op 15 februari (d.i. het belastbaar feit), moet de factuur uitgereikt worden op uiterlijk 15 maart.

Je hoeft uiteraard niet tot de uiterste datum te wachten om jouw factuur op te stellen. Voorzie op regelmatige tijdstippen “factuurtijd” en maak een factuur op zo snel mogelijk nadat je de prestatie hebt uitgevoerd. Zo zit alles nog fris in jouw geheugen én dat van jouw klant.

  • Vervaldatum van de factuur

Zorg ervoor dat het voor de klant duidelijk is wat de uiterste datum is voor het betalen van de factuur en vermijdt onduidelijkheden. Het spreekt voor zich dat de vermelding van een datum (vb. 22/10/2016) het minst voor interpretatie vatbaar is. Let ook op dat jouw algemene voorwaarden aangepast zijn aan de betalingstermijn die je op jouw factuur vermeldt.

Eveneens cruciale gegevens, de gegevens die specifiek betrekking hebben op de prestatie:

  1. De identiteit van de klant/medecontractant: de naam of de maatschappelijke benaming, het adres en het BTWnummer/ondernemingsnummer van de medecontractant. Wanneer jouw klant niet in België is gevestigd: de identiteit, het adres en de hoedanigheid van de aansprakelijke vertegenwoordiger of een vooraf erkend persoon.
  2. De datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht of de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan, voorzover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur.
  3. De maatstaf van heffing: voor elk tarief of elke vrijstelling de eenheidsprijs exclusief belasting, alsook de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen. Op dit bedrag zal de BTW worden berekend.
  4. BTW: de vermelding van de tarieven van de BTW en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW. Het totaalbedrag van de verschuldigde belasting dient te worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waar de goederen worden geleverd of de diensten worden verricht.
  5. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief de hoeveelheid/werkuren en eenheidsprijs, zodat op basis van de omschreven handeling het tarief van de verschuldigde belasting kan worden vastgesteld;

Het is dus aangewezen om de uitgevoerde prestaties op een correcte manier bij te houden zodat je hier, wanneer je op een later moment jouw factuur opmaakt, naar terug kan grijpen. Dit kan bijvoorbeeld via het tijdsregistratiesysteem van Teamleader.

Desgevallend dien je nog het volgende te vermelden:

  1. De voorschotfactuur of een eerder gedeeltelijk betaalde factuur indien voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgesteld.
  2. Specifieke vermelding naargelang de toepasselijke btw-regels zoals:
    • “btw verlegd” indien de btw verschuldigd is door de medecontractant;
    • de betreffende wetgeving op basis waarvan de levering van goederen of diensten is vrijgesteld van btw.
    • factuur uitgereikt door afnemer: wanneer de factuur wordt uitgereikt door de medecontractant voor rekening van de leverancier of dienstverrichter (“self-billing”);
    • “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen” in het geval je je beroept op de btw- vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (ondernemingen met een jaaromzet van maximaal 25.000 EUR)
  3.  Alle andere vermeldingen in het kader van bijzondere regelingen en die specifiek worden voorgeschreven ter uitvoering van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde of van de uitvoeringsbesluiten ervan.
Share on pinterest

Plaats een reactie

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.